内容証明郵便について

1.どのようなときに内容証明郵便を出すのか?
2.内容証明郵便の効果
3.どんな用紙を使用するのか?
4.何通作るのか?
5.形式は決まっているの?
6.使用できる文字は何か?
7.枚数は何枚でもいいのか?
8.書き間違えたときの訂正方法は?
9.差出人欄と受取人欄の書き方について
10.タイトルのつけ方
11.時候の挨拶は?
12.封筒はどんな封筒?
13.郵便局では
14.専門家に依頼する理由





  内容証明郵便、名前自体はよく知られています。しかし、実際に利用された方はそう多くは
ないでしょう。しかし、われわれが、物事のトラブルの予防や解決のために動き出すとき、ま
ず、最初に内容証明郵便をだすことはよくあります。まず、内容証明ありきなのです。ここで
は、内容証明郵便について、その効果及び書くときの留意事項についてご案内します。

1.どのようなときに内容証明郵便を出すのか?


よく、知られていることでは、訪問販売で、品物を購入したとき、あとで、よく考えると必要でな
いことに気づき。クーリングオフにより、契約を解除するときです。なぜ、この場合に内容証明
郵便を使用するかといいますと、電話で言ったのでは、あとで、言った言わなかったでもめる元
ですし、普通の手紙でも、出した着いてないと、もめる元を作るだけです。だから、何をいつ相
手に伝えたかをはっきりとさせることが大切なのです。
また、貸したお金をなかなか返してもらえないときにも内容証明郵便で督促します。なぜか?こ
こには、後述する内容証明の心理的効果があるからです。
このように、内容証明郵便は、
@どんな内容の手紙を
Aいつ相手に出したかということを郵便局で証明してくれるものなのです。

2.内容証明郵便の効果

内容証明の効果ですが、効果は実は、前述した@、Aの効果だけです。こう言うと、何だ、そ
れだけのために大層な手続をとって、専門家は報酬まで取るのか、と思われるでしょうが、そ
のとおりです。
しかし、内容証明郵便には、@、A以外の心理的効果があるのです。この効果が実によく効く
んです。支払督促を内容証明で請求したらすんなり払ってくれた、という話はよく効く話です。別
に内容証明郵便で請求されたからといって、あっさり支払う必要のない場合でも、支払ってしま
うんです。先ほど言ったように、内容証明郵便の請求書に強制力が宿るわけでもないのに、不
思議ですね。これが、内容証明郵便の心理的効果なのです。
では、なぜ、このような効果が生まれるんでしょう?その理由は、
@内容証明郵便は、普通の郵便とは違って、格式ばった形式で書かれているので、今までの
請求書とは違うぞ、という感じがします。
A書留郵便で配達されるので、いかにも重要な文書のように思えます。
B郵便局長が内容証明郵便として差し出されたことを証明するという記載と判があるので、公
の文書になります。お上の文書に一般の方は弱いのです。
C内容証明郵便という方法は次には法的手段をとられることを十分に予感させるもので、それ
だけで、不気味に思えます。
以上のような理由で、内容証明郵便には、相手方を心理的に動揺させ、威圧する効果が生じ
るのです。
で、内容証明郵便についてだらだらと書いても、読むほうにすれば、そろそろうんざりする頃だ
と思いますので、本題の内容証明郵便の書き方に入ります。簡潔に要点のみ、ご案内します
ので、詳細は、お問い合わせ願います。

3.どんな用紙を使用するのか?

・どんな用紙でもOKです。用紙についての制限はありません。(色、大きさなど)

4.何通作るのか?

・同文のものを3通作ります。これは、相手方用、自分用、そして、郵便局用です。なお、手書き
なら、カーボンを敷いて書いてもいいですし、コピーされてもかまいません。コピーのほうがてっ
とり早いですね。

5.形式は決まっているの?

・これは、厳格に決まっています。ご注意下さい。1行20字以内で1枚26行以内で書かなけれ
ばいけません。普通の原稿用紙の書き方と一緒で、句読点、括弧は1文字として数えます。た
だし、文字又は記号に括弧をつけたもので、文中の序列をしめす記号として使用するものに限
り、上下(又は左右あわせて)1文字として数えます。例えば、(1)でいうと、2文字として数えま
す。
1行文字数と1枚の行数が守られていれば、縦書き、横書きいずれでもかまいません。まあ、縦
書きが読みやすいですが・・・。
さらに、内容は何を書いてもかまいません。書く内容は差出人の自由です。

6.使用できる文字は何か?

・かな(ひらがな、カタカナ)、漢字、数字(1,2、一、二、壱、弐・・・)OKです。
・英字・・・氏名、会社名、住所、商品名などの固有名詞のみ使用可能です。
・記号・・・一般的に記号として使用されているものは、使えます。

7.枚数は何枚でもいいのか?

・何枚でも結構です。しかし、2枚以上になるときは、袋とじでホッチキスやのりで綴じ、そのつな
ぎ目に、差出人の判を押し、割り印してください。なお、枚数により料金が変わってくるので、だ
らだらと余計なことは書かない方がいいでしょう。

8.書き間違えたときの訂正方法は?

・間違えた箇所を二本の線で消し、それから正しい文字を書き加えます。間違っても、修正液
なんか使っちゃだめですよ。訂正したら欄外(末尾でも可)に「何行目何字削除何字加入」と書
き、そこに差出人の判を押します。

9.差出人欄と受取人欄の書き方について

・手紙の終わりの余白に、差出人の住所、氏名と受取人の住所、氏名を記入します。住所を忘
れないようにしてくださいね。
・差出人の下によくはんこを押しているのみかけますが、法律では、押印は、求められていま
せん。ただ、内容証明郵便は重要な通知ですから、間違いなく本人の意思で作成されたことを
示すために押したほうがいいでしょう。
・「通知人・・・」とか「被通知人・・・」といった肩書きは、必要ではありませが、紛らわしい場合は
書いてもけっこうです。

10.タイトルのつけ方

・タイトルをつけるつけないは、差出人の好みです。タイトルをつけるなら、内容に合っているも
のなら、何でもかまいません。普通は、「通知書」とか「通告書」、金銭の請求なら「請求書」でも
いいでしょう。

11.時候の挨拶は?

・書かなくてもけっこうですが、内容証明郵便は、堅苦しく、また挑戦的なので、あたりをやわら
かくするために意図的に書くこともあります。

12.封筒はどんな封筒?

・現金書留みたいに、内容証明郵便専用の封筒があるわけではありません。市販されている
封筒でかまいません。ただ、普通の手紙と違い、封をせずに郵便局に持っていってください。

13.郵便局では

・郵便局に持参するもの・・・手紙文3通、封筒1通、差出人の印鑑、郵便料金
・留意事項・・・配達証明つきにしてもらってください。何もいわなければ、配達証明つきにはな
りません。

14.専門家に依頼する理由

ここまで、ご案内すれば、誰でも内容証明郵便は出せることがよくおわかりでしょう。では、な
ぜ、われわれ専門家が本人にかわって、内容証明郵便を作成するのか?それは内容証明郵
便だけで解決できない場合、次の手を考えておかなければならないからです。内容証明郵便
は、宣戦布告のようなものなのです。出して、何の回答も反応もない場合は、間髪いれず、次
の手を打つ必要があるのです。また、何が何でも内容証明郵便を出せばいいものでもありま
せん。相手方の状態、対応によっては、穏便にことをすませられる場合もあるのです。出した
ばっかりに逆効果になることもあるのです。そのあたりの見極めが大切なのです。ですから、
法的紛争に巻き込まれたなら、まず、まちの法律家である行政書士にご相談下さい。


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