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型コロナウイルス感染拡大における通常総会の開催に関しては、
公益財団法人マンション管理センターから情報が出されています。総会は管理規約により、一定時期に開催することが定められていると思いますが、緊急事態で
はその時期を延期することも考慮されます。しかしながら、訴訟リスク等を考慮して、何らかの方法で開催にこぎつけたいと考えている役員も多
いと思われます。この為、オンライン等(テレミーティング)での開催を検討する場合も考えられますが、理事会と違い、管理組合の総会は組合員の他、利害関
係者(占有者
など)や議案の説明のため管理会社や専門家(マンション管理士等)等も出席することがある為、予め出席者を特定しておくことはできません。オンライン等
で会議を開催する方法としては、⑴電話会議システムによる方法⑵テレビ会議システムによる方法⑶メールやSNSを利用する方法等が考えられますが、審議の
公平性等のためこれらの方法を利用するにあたっては、 ①全員が参加可能であるシステムできること ②出席者が参加していることを確認できるシステムであること ③情報格差を生じないシステムであること が必要です。 ①全員が参加可能なシステム 管理組合の組合員の高齢化が進んでおり、高齢者ではパソコン・スマートホン等の情報機器を使えないケースがあります。管理組合があらかじめこれらの組合員 に情報機器を提供することが出来れば可能ですが、現実的には難しいのではないでしょうか。比較的、新しいマンションで組合員が若い方のみであれば、テレ ミーティングのみでも可能ですが、それ以外の場合は、会議室に環境を設定してオンライン情報機器の扱いに不慣れな人には会議室からの参加とすることもでき ます。 ②出席者が参加していることを確認できるシステム 音声会議でも発言により、実際に参加していることは確認可能ですが、メールやSNSでは、本当にその人が操作していることの確証が難しく現実的ではないと 思われます。運用の問題にもかかわるため、慎重に検討する検討する必要があります。 ③情報格差を生じないシステム 事前に資料配布をしておき、その資料のみで総会の議事を進めるケースが多いので総会ではあまり問題を生じないかもしれません。但し、総会の中で別途資 料を配布することが生じた場合や、プロジェクターなどを使用して説明する場合などはオンライン参加者にも同様の情報提供が必要です。音声会議では資料類を 別途ファクシミリやメール等で送る方法もありますが、WORDやパワーポイント等の資料は相手側で閲覧できる保証がありません。最近のテレビ会議システム ではこのような場合でも対応可能なシステムもありますので、導入・運用経費を負担できる管理組合では検討の余地があります。 |
| コロナウィルスの感染拡大で通常集会室等で理事会が開くことができず、
オンラインで開催する方法を検討する管理組合が増えています。 パソコンやスマートホン等を利用したオンライン会議や携帯電話等のハンズフリーによる音声会議等の方法があります。 利用にあたって、役員に専門的な知識を有するのがいない場合は、専門家を活用することが必要になります。 テレ理事会の開催方法として、オンラインの他、書面等により持ち回りで行う方法もあります。 ●オンライン理事会の会議システムの比較 ◎音声会議システム 通常のハンズフリー機能では、１対１の通話になりますので、数人規模で２ケ所に集まって会議が出来ます。 但し、電話機('携帯電話)によっては、同時に複数の相手と話をする機能があったり、専用の音声会議システムを利用すると３名以上での会議が可能です。但 し、音声通話のみですので、資料等のやり取りはメールやファクシミリ等別の方法で行わなくてはなりません。 また、地点数が多いと会議の進行が難しくなりますので、比較的小規模の会議に適しています。 ◎パソコンやスマートホンによる会議 専用のブラウザやアプリを使用して、音声(マイク等を利用)と映像(カメラ等を利用)による会議が可能です。１０名程度までの会議なら支障はあまりありま せん。映像を見ながら会議ができるので、資料等を使用することもできますが、プレゼン資料等も相手に送れるシステムを利用するとより会議が円滑に進みま す。 ◎会議システムによる会議 会議の出席者が多くなると、専用の会議システムが必要になります。会議の規模や資料配布の方法等により、どんな会議システムを利用するか検討する必要があ ります。会議システムを導入する場合、費用の問題と運用を検討する必要があります。 ●オンライン理事会での課題 原則として、理事会に出席する理事・監事の議決権や代理は認められません。これは、総会と違って議案を決議することよりも執行機関として執行内容を審議す るための意見交換を行い、適切な対応を求められるためです。その為、以下の点を特に注意しなければなりません。 ・原則として関係者全員が参加可能なシステムである必要があります。 ・実際の出席者が確認できるシステムである事が必要です。 ・出席関係者間での情報受信の公平性が担保されていることが必要です。 ・議事録の作成、署名の方法等も含めて、規約等に準じているか、事前確認が必要になります。 ・規約等に電磁的方法による決議の記述があっても、理事会に適用できるかどうか確認が必要です。 最近、オンライン会議の必要性が高まっていますが、実際の運用にあたっては色々な課題がありますので、事前に十分検討する必要があります。 ●オンライン理事会のシステム要件 企業等の会議システム等と比較した場合の導入要件を示します。 ・会議の頻度が少ない為、低コストで実現可能なこと ・会議の構成員全員が参加可能なこと ・頻繁に使用しない為、身近機器で簡単に運用できること |
| この規則は×××マンションが理事会等でオンライン開催する場合の運営要領に規定します。
１.基本条件 原則として、全役員が参加可能なシステムであること。 ※IT機器や通信環境等物理的な環境が整っている事、出席者が操作可能な事は必須条件です。技術的・物理的・スキル的に参加が可能であれば、開催日当日の出欠は問いません。 ２.開催通知 開催通知は組合員の宛先または専有部などに書面で通知するとともに、所定の掲示場所に掲示する。但し、事前にメール等の電子的手段による通知方法を届出している場合で全役員に通知できる場合は、掲示を省略することが出来る。 ※招集手続きの詳細は管理規約に準じます。メール等電磁的方法での通知は効果的ですが、通知到着の確認が必要です。メール等では技術的理由で、相手に通知できないこともあります。 ※規約等では「通知」すれば良いことになっていても、技術的な理由で通知できない場合は、「通知」したことにならない可能性がありますので、注意が必要です。 ※メール等での通知では、通知日を公的に証明できないこともあるため、通知確認の方法を検討しておく必要があります。 ３.成立要件 理事の全員を映像と音声で確認する。監事については、監査上の問題が無ければ、音声参加も可能。 ※IT技術の進歩によりオンラインではなりすましを完全に排除することは、技術的に難しいので、どの程度のセキュリティを確保するかは、管理組合の判断によります。 ４.決議要件 決議事項がある場合は、決議事項毎に通信状態の確認とともに本人確認を行う。出席確認できない場合は、議決権に数えない。 ※出席の確認ができない場合は、賛成多数でも議決権不足で無効になることがあるので注意が必要です。 ※映像で挙手確認する方法でも運用次第で本人確認は可能です。 ５.議事進行中の注意事項 個人情報やプライバシー等の情報取り扱い時には、会議参加者も参加者以外に情報漏洩が無いように手段を講じる。 ※オンライン会議では、会議参加者以外でも音声や映像を閲覧できる可能性があります。理事会等では個人情報やプライバシー等の情報を取り扱うケースがあるため、たまたま近くにいた家族や友人などから情報が漏れる可能性があります。 ６.議事録 出席理事の全員が署名する。 ※全理事の署名があれば、書面決議と同じ効果が期待できます。 ７.その他 ⑴ITに不慣れな方は、オンライン会議への参加が難しいことがあるので、事前のテストを実施することや会議室との併用(ハイブリット方式)を検討する必要があります。特に、総会の場合はハイブリッド方式の採用が求められます。 ⑵慣れないうちはITの専門家にサポートしてもらうことも必要です。議長は議事に専念するため、サポート業務が発生しないように配慮します。 ⑶ハイブリット方式の場合、議長は会議室で議事進行することが推奨されます。 ⑷総会については上記に準じて運用しますが、細則等で運用方法を規定しておくことを推奨します。 ⑸マンション内ではマンション内の参加者が、同じインフラを利用する可能性がある為、通信環境には注意する必要があります。 |